Nekromanti Hur man undviker världens längsta styrelsemöte

[Dante]

Föreningens pågående styrelsemöte kan mycket väl vara ett av de längsta i världshistorien. Det funkar dåligt.

För att undvika lika långdragna möten framledes föreslår jag helt enkelt att vi fortsättningsvis gör precis som med »riktiga« möten (alltså i verkliga världen).

Vi bestämmer en dag och en tid och sen är det alla styrelsemedlemmars skyldighet att vara inloggade just då och några timmar framåt. De som är frånvarande är frånvarande, men så länge vi är beslutsmässiga spelar det ingen som helst roll.

På så vis borde vi enkelt kunna riva av hela mötet på en dag, vilket vore en avsevärd förbättring jämfört med nu då en simpel votering kan ta en hel vecka.

 

[Vicotnik]

Jag instämmer i detta. Vore skönt att ha detta avklarat innan jul och nyår.

 

[krank]

Tyvärr har det visat sig att vi har oerhört lata styrelsemedlemmar, ja. Det här hade kunnat vara slut på max en vecka om folk bara kunnat logga in ett par gånger per dag och röstat. Jag vidhåller att formen egentligen är bra - men eftersom våra styrelsemedlemmar tydligen inte fixar det så får vi byta.

 

[solvebring]

Jag instämmer i detta. Vore skönt att ha detta avklarat innan jul och nyår.

Indeed.

 

[Bunny]

Tyvärr har det visat sig att vi har oerhört lata styrelsemedlemmar, ja. Det här hade kunnat vara slut på max en vecka om folk bara kunnat logga in ett par gånger per dag och röstat. Jag vidhåller att formen egentligen är bra - men eftersom våra styrelsemedlemmar tydligen inte fixar det så får vi byta.

Det är synd att det kommit att bli en neggig attityd mot våra styrelsemedlemmar. Den har styrelsen inte förtjänat. Snarare är det andra saker som behöver ses över.

Kommer ni ihåg det konstituerande mötet? Det klarade vi av på betydligt kortare tid, och tog också fler beslut med fler motioner och fler röstberättigade.

Det absolut mest utdragna momentet under styrelsemötet var voteringarna. Dessutom tycks det ha rått en villfarelse att varje beslut behöver fattas med votering. Råder konsensus, inga ytterligare motioner/yrkanden finns och ingen har bett om votering, så behövs de inte - slå istället fast att styrelsen fattat beslut och att röstberättigade har en viss tid att motsäga sig detta.

På det konstituerande mötet så användes dessutom tidsbestämda voteringar, och diskussionstiden begränsades till ett dygn (förlängd tid behövde begäras) - allt för att hålla både tempo i röstningen och diskussionen.

Styrelsen behöver en bättre arbetsordning för sina syrelsemöten, och behöver hålla sig till den bättre. Tyvärr glömdes allt för många lärdomar från det konstituerande mötet, vilket är ett av anledningarna till att jag ville ha den här diskussionen under Övriga frågor, så att den kan bevaras i ett protokoll.

Dessutom går det att utveckla dagordningen så att den passar formatet bättre. Säg att den kommer i formatet av ett spreadsheet med kolumner för mer än punktordning och namn:

<div class="ubbcode-block"><div class="ubbcode-header">Code:</div><div class="ubbcode-body ubbcode-pre" ><pre>
#/Namn Ansvarig Diskussionstid Övrigt
5. Ekonomi Kassör 1 dygn Formalia
6. Köp av siten Ordförande 2 dygn 3 motioner
13.1 Gruppkram! Bunny 12 kramar Övrig fråga </pre></div></div>

Jag har stött på flera föreningar som arbetat på ett liknande vis för att förtydliga och snabba upp möten.

Kolumnen "ansvarig" redogör för vem som ansvarar för att presentera punkten; det kan vara mötesordföranden, styrelseordföranden, kassören eller annan part - lite beroende på, alltså.

 

[tull]

Tycker att det som Bearnie/Bunny tar upp är väldigt bra utvecklat.
Tror att de problem vi upplevde under mötet berodde på så kallade barnsjukdomar. Jag har ingen(i så fall väldigt låg grad av) erfarenhet från tidigare forumbaserade styrelsemöten. Jag upplever inte heller att andra yttrat en sådan erfarenhet. Det ska vara du nu då och eventuellt Krank eftersom han har lite internetofiliska tendenser.

Tar vi fram en arbetsordning så ska det nog gå bra. Beroende på vilken fråga som avhandlas på dagordningen så kan vi förändra tiden. Det blir ju också ett förtroende man får ha till ordföranden att känna av ifall frågan behöver fortsatt diskussion.

 

[Vitulv]

Jag älskar dig och din avatar.

 

[Björn Wärmedal]

Ett av de effektivaste styrelsemöten jag haft var över skype.

Vi uppdaterade dagordningen löpande och begärde ordet i chatten och skrev protokoll under tiden. Hur smidigt som helst.

Alla i styrelsen måste ju inte vara med, så länge man är beslutsmässig. Kan man bestämma en tid som majoriteten kan vara med så behöver ett normalt möte inte ta mer än 1-1,5 h, om ens det.