Nekromanti [Viktigt] Planering av årsmöte 2011!

[solvebring]

Det är lite trassel kring föreningens agenda just nu och eftersom jag tillbringar mer tid online än Persson tar jag initiativet.

Vi måste snart hålla årsmöte för 2011. Föregående länk förklarar det grundläggande och vad vi måste tänka på. Det viktigaste för oss då är att syna våra stadgar eftersom de talar om hur vårt årsmöte är tänkt att formas och hur vi ska dirigera de olika delarna som ingår.

Våra stadgar säger att vi måste varsko medlemmarna två veckor i förväg och att mötet måste hållas senast den 31 mars. Med andra ord bör vi komma till skott snart. Förövrigt har vi verksamhetsår mellan 1 januari och 31 december. Det innebär att detta är ett nytt verksamhetsår och att vi måste välja ny styrelse och hela baletten. Vad gäller ny styrelse har vi två val. Antingen utlyser vi nytt val direkt och låter styrelsen väljas om helt på nytt. Eller så röstar vi först om den gamla styrelsen ska sitta kvar eller om vi ska utlysa nytt val. Jag föreslår det första eftersom vårt verksamhetsår tog slut precis efter att föreningen registrerats. Med andra ord hoppas jag på att våra medlemmar röstar för att den gamla styrelsen ska sitta kvar.

Hur som helst, vi bör planera och sedan se till att få det gjort. Ju mer tid vi slösar desto mindre tid har vi till årsmötet.

Och nu hoppas jag på att andra har något vettigt att säga eller att Persson tar över klubban. =)

 

[Vicotnik]

Mitt förslag är att vi lägger upp en omröstning i föreningsforumet om styrelsen ska sitta kvar eller inte och låter den pågå 1 vecka samt mailar samtliga medlemar och ber dem rösta. En sådan omröstning kommer inte ta allt för lång tid och får styrelsen fortsatt förtroende så kan vi direkt gå ut med att vi kommer hålla årsmötet inom 2-3 veckor. dvs det kommer ta ca 1 månad tills vi kan ha mötet (mitten av februari).

 

[solvebring]

Jag är inte säker, men jag gissar på att den frågan faktiskt måste eller väldigt mycket bör var en del av själva årsmötet. Med andra ord vet jag inte, men jag undrar.

 

[tull]

Väldigt bra Solvebring!

På söndag kommer jag skicka iväg en kallelse till styrelsemöte. Vi har fortfarande några punkter som behöver avklaras. Exempelvis hanteringen av avstängda användare.

Solvebring: Vi har inte ett ekonomisk ramverk ännu varvid en balansrapport blir lite svårare att göra. Inför årsmötet tror du dig kunna fixa följande? Om du behöver hjälp så är det bara att säga till!

Jag kommer att kontakta vår valberedning så att de får en notis om att det är tid att börja med sin process: Uppmana medlemmar att komma in med förslag osv men slutligen (oavsett om medlemmarna har förslag) kunna presentera en tanke på styrelsesammansättning. Hur många och vilka? Valberedningen kan också med våra stadgar föreslå vem som ska bli ordförande och andra specifika ansvarspositioner. Jag hoppas att de kommer att göra.
Jag vet inte vilken föreningserfarenhet alla här så en annan sak som bör noteras (då jag varit med om de som missuppfattat processen i andra föreningar och menat att valberedningen agerar odemokratiskt): Valberedningens förslag är inte lag utan utgör grunden för årsmötet att ta ställning till. Under årsmötet kan andra nomineringar inkomma.

Fråga: Har valberedningen idag tillgång så att de kan se styrelsemötesforumet? Om inte - kan någon rödaktör fixa det?

Bunny: Skulle du kunna ta på dig uppgiften att ta fram årsmötetsprotokollet? Jag hittar det inte i min mailbox.

Pilzeman, Dante, Bobby Magikern, Krank, Solvebring: Hur ser det ut med protokollet från vårt styrelsemöte? Är det färdigt, justerat och klart? Om ni inte har min epost så skicka ett PM.

Jag kommer att kontakta vår revisior i god tid innan årsmötet så att denne kan utvärdera vårt arbete och ge en rekommendation till årsmötet huruvida vi bör få ansvarsfrihet för vårt arbete eller ej.
Revisorn kommer behöva våra protokoll.

Fråga: Har revisorn tillgång till styrelsemötesforumet? Om inte kan en rödaktör fixa det?


Krank: Det bästa vore om vi kunde ha en "filarea" där man enkelt kan hitta protokoll, dokument osv. Går det att fixa, kan du ta en funderare på en smart lösning?

 

[tull]

Jag är inte säker, men jag gissar på att den frågan faktiskt måste eller väldigt mycket bör var en del av själva årsmötet. Med andra ord vet jag inte, men jag undrar.

Det stämmer. Vi måste utgå från våra stadgar.

 

[solvebring]

Vi har inte ett ekonomisk ramverk ännu varvid en balansrapport blir lite svårare att göra. Inför årsmötet tror du dig kunna fixa följande? Om du behöver hjälp så är det bara att säga till!

Definiera gärna. Med andra ord vet jag inte alls vad det är jag bör göra eller hur man gör det. Förövrigt har vi ännu inget bankkonto - det jobbar jag på - och därmed har jag inte ägnat ekonomin några tankar än så länge.

 

[tull]

Vi har inte ett ekonomisk ramverk ännu varvid en balansrapport blir lite svårare att göra. Inför årsmötet tror du dig kunna fixa följande? Om du behöver hjälp så är det bara att säga till!

Definiera gärna. Med andra ord vet jag inte alls vad det är jag bör göra eller hur man gör det. Förövrigt har vi ännu inget bankkonto - det jobbar jag på - och därmed har jag inte ägnat ekonomin några tankar än så länge.

Eftersom vi inte har någon ekonomisk verksamhet ännu så finns det inga intäkter och utgifter att redogöra för.
Se Sveroks exempel:

Föreningens tillgångar i början av året: 100 kr
Föreningens inkomster under året:
Bidrag från Sverok: 5 300 (3 000 kr i verksamhetsbidrag, 800 kr i medlemsbidrag och 1 500 kr i snabbhetsbonus.)
Summa: 5 400 kr
Föreningens utgifter under året:
Inköp av rollspelsböcker: 3 000 kr
Fika: 1 200 kr
Summa: -4 200 kr
Resultat: 1 200 kr

ps. Bara för att Sverok skriver inkomster i sitt exempel så ber jag dig att inte göra det. Inkomster låter förjävligt i mina öron när det inte handlar om en privatperson. Skriv intäkter istället.

Om vi har ett bankkonto och har fått bidragen på kontot så skriv helt enkelt:

Föreningens intäkter under första (2010-2011) verksamhetsåret:
xxxxx kr
Summa: xxxxx kr

Föreningens utgifter under första (2010-2011) verksamhetsåret:
xxx kr (kostnaden för bankkonto ex?)
Summa: xxxxx kr
Resultat: xxxx kr (hur mycket pengar vi har kvar på kontot efter våra intäkter och utgifter)

 

[solvebring]

Okej. Jag lär nog ska ta och ordna med en bra formulär för detta sedan när vi väl har bankkonto och pengar.
Tackar för hjälpen. =)

... säger solvebring som alltid blir lite skraj inför siffror och sådant. Känns så stort och allvarligt.

 

[Bunny]

På söndag kommer jag skicka iväg en kallelse till styrelsemöte. Vi har fortfarande några punkter som behöver avklaras. Exempelvis hanteringen av avstängda användare.

Jättebra! Behöver ni en mötesordförande så kan jag ställa upp.

Jag kommer att kontakta vår valberedning

Den består av mig, Xhakhal och Gardener. Om så önskas sammankallar jag den gärna.

Fråga: Har valberedningen idag tillgång så att de kan se styrelsemötesforumet? Om inte - kan någon rödaktör fixa det?

Hur kommer det sig att vi håller årsmötet på styrelsemötesforumet? Blandar du samman styrelsemötet med årsmötet, kanske. Såsom medlemmar har vi i valberedningen läsrättigheter här.

Bunny: Skulle du kunna ta på dig uppgiften att ta fram årsmötetsprotokollet? Jag hittar det inte i min mailbox.

Det finns inte där, det finns här: http://vault.omegarpg.net/wrnumote/

Jag kommer att kontakta vår revisior

Jag och wege är revisorer.

Fråga: Har revisorn tillgång till styrelsemötesforumet? Om inte kan en rödaktör fixa det?

Samma fråga här som under ovanstående rödtext.

Krank: Det bästa vore om vi kunde ha en "filarea" där man enkelt kan hitta protokoll, dokument osv. Går det att fixa, kan du ta en funderare på en smart lösning?

Mycket bra idé. Hoppas det går att lösa!

 

[krank]

Krank: Det bästa vore om vi kunde ha en "filarea" där man enkelt kan hitta protokoll, dokument osv. Går det att fixa, kan du ta en funderare på en smart lösning?

Hum di hum... Jag har rotat rätt mycket vad gäller olika fillösningar till Joomla, vår artikelmotor. Ingen av dem har direkt imponerat. Jag kan dock ta en ny titt om nån påminner mig i nästa vecka, se om jag kan hitta nåt som är tillräckligt enkelt för er andra att använda. om bara t.ex jag ska kunna lägga upp grejer är det liksom nemas problemas, men de flesta såna lösningar är allt annat än användarvänliga tyvärr.

Borde man inte bara kunna ha en klistrad topic i föreningsforumet, till vilket man bifogar alla dokument... Men det känns lite klumpigt.

Andra alternativ... Delade mappar via Dropbox, Wuala eller Google Documents, kanske.

Så: Klart det går att fixa, men det behövs lite mer input för att jag ska kunna ge någon output:
<ul> [*]Hur många, och vilka, ska kunna ladda upp och ändra i dokumenten? [*]Är det viktigt att lösningen är integrerad i siten? [*]Ska vem som helst kunna läsa? [*]Andra önskemål?
[/list]

 

[tull]

Tanken med att revisorer och valberedning har läsrätt här i styrelseforumet är så att de ska kunna granska vår verksamhet och på så sätt göra sitt jobb. Vi håller alltså inte årsmötet i detta "rum".

Du får hemskt gärna sammankalla valberedningen.